Для проверки текущего использования лицензий вашей организации войдите в Пользовательский портал IDEA StatiCa: https://my.ideastatica.com/
Здесь можно увидеть пул доступных лицензий и список пользователей, которые в данный момент заимствуют лицензии.
Если все активации уже использованы, вы можете попросить коллег освободить лицензии, вернув их на сервер.